Politique relative aux données à caractère personnel des clients / prospects

1.  Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personne et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de l’exploitation des sites web accessibles aux adresses  « communaute.idealconnaissances.com » et « idealconnaissance.com », Ideal Connaissances (ci-après « l’entreprise ») met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et prospects.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

  • les « client et prospects » s’entendent de tout individu ayant déjà souscrit à un service de l’entreprise, qu’il s’agisse de formations comme des évènements ainsi que tout client potentiel de l’entreprise, recueilli notamment par prospection commerciale, par l’intermédiaire de conférences ou encore par l’achat de bases de données.

 

  • le « responsable du traitement » s’entend de la personne physique ou morale, qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est l’entreprise ;

 

  • le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale, qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l’entreprise. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l’entreprise travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel de l’entreprise ;

 

  • les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et leurs données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement, c’est-à-dire l’ensemble des clients/prospects de l’entreprise ;

 

  • les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de l’entreprise que des organismes extérieurs (exposants, partenaires, etc..).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

 

2.  Objet

Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l’entreprise est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux clients et prospects de l’entreprise.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’entreprise et ainsi de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de l’entreprise au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

 

3.  Portée

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et prospects de l’entreprise.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont l’entreprise est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités par l’entreprise elle-même (traitement dit « sauvages »).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’entreprise ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’entreprise.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre l’entreprise et les clients et prospects.

 

4.  Principes généraux

Aucun traitement n’est mis en œuvre dans l’entreprise concernant des données de clients et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et prospects.

 

5.  Collecte des données à caractère personnel

  • Typologie de données

L’entreprise collecte les données à caractère personnel nécessaires à l’exploitation de sess sites web, à la fourniture des prestations de services proposés et à des fins de prospection commerciale.

  • Origine des données.

Les données des clients et prospects sont principalement issues des données collectées directement via différents moyens dont les sites web communaute.idealconnaissances.com et idealconnaissances.com, des conférences ou de la prospection commerciale. Les données peuvent également être collectées indirectement via l’achat de bases de données.

  • Données obligatoires

Les données obligatoires sont d’ailleurs signalées dans les formulaires ou questionnaires par un astérisque. En leur absence, la prestation liée à cette collecte pourrait ne pas être fournie.

 

6.  Type de données collectées

  • Données non techniques

L’entreprise collecte notamment les éléments suivants :

  • des données d’identification (nom, prénom, adresse électronique, téléphone) ;
  • des données relatives à la vie professionnelle (organisation, communauté, fonction)

des données bancaires pour les évènements payants.

  • Données techniques

L’entreprise collecte notamment les éléments techniques relatifs à la navigation sur les sites de l’entreprise : adresse IP, données de connexion, etc.

 

7.  Finalités et base légale

Les traitements effectués par l’entreprise ont pour base légal l’exécution des services fournis par l’entreprise et le consentement explicite du client/prospect.

Selon les cas, l’entreprise traite les données des clients/prospects pour les finalités suivantes :

  • la gestion de l’inscription au service ;
  • la gestion de la souscription à l’abonnement ;
  • la gestion de l’inscription aux formations et évènements payants ;
  • la gestion des formations et évènements payants et gratuits ;
  • la gestion des conférences ;
  • la gestion de la newsletter ;
  • la gestion des demandes de désinscription et de désabonnement;
  • la gestion des demandes relatives aux droits des membres sur leurs données ;
  • la gestion des signalements de comportements contraires aux présentes ;
  • la gestion des demandes de contact et d’assistance ;
  • la gestion de la conservation des données relative aux obligations légales de sécurité ;
  • la gestion des impayés et du contentieux ;
  • l’amélioration des services fournis grâce à la réalisation d’enquête de satisfaction ;
  • la gestion et le suivi de la relation client, utilisateur et prospect et ce incluant des opérations de segmentation et de ciblage afin de répondre au mieux aux besoins des membres ;
  • l’élaboration de statistiques.

Le client est informé que la collecte de ses données à caractère personnel collectées est nécessaire l’exécution du contrat conclu avec l’entreprise.

 

8.  Destinataires des données – HABILITATION & TRAÇABILITÉ

L’entreprise s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Destinataires internes

Destinataires externes

- le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;

- le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;

- le personnel habilité des sous-traitants.

- les partenaires, les exposants, les sociétés extérieures ou les filiales d'un même groupe de sociétés ;

- les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;

- le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein de l’entreprise sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique, notamment par l’intermédiaire de clause de confidentialités spécifiques.

L’entreprise décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation définie.

La politique d’habilitation est régulièrement mise à jour et tient compte des arrivées et des départs des salariés de l’entreprise ayant accès aux données.

L’entreprise n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicites aux données à caractère personnel.

Si un salarié se rend compte qu’il dispose d’un accès à des données auxquelles il ne devrait pas avoir accès, il a pour obligation de prévenir sans délais la direction des systèmes d’information ou la direction des ressources humaines.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’entreprise n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

 

9.  Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par l’entreprise au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement

Durée de conservation

Données relatives aux clients

Pendant la durée des relations contractuelles avec l’entreprise, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux utilisateurs

Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par l’entreprise et 1 an après la dernière intervention

Cookies : 13 mois

Données relatives aux prospects

3 ans à compter de leur collecte par l’entreprise ou du dernier contact émanant du prospect

Données techniques

1 an

Données bancaires

Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client

Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit

Lutte contre le blanchiment

5 ans

Les données permettant d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat, ou conservées au titre du respect d'une obligation légale, font l'objet d'une politique d'archivage intermédiaire pour une durée n'excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur.

Passé les délais fixés, les données sont soient supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques.

Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’entreprise n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

 

10.     Droit de confirmation et droit d'accès

Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à l’entreprise la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité ;
  • être formulée par écrit à l’adresse suivante : IDEAL Connaissances, 93, avenue de Fontainebleau - 94270 LE KREMLIN-BICETRE ou à l’adresse e-mail : dpo@idealconnaissances.com.

Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’entreprise. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’entreprise pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.

Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients et prospects sont enfin informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

 

11.     Mise à jour – actualisation et rectification

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’entreprise, celle-ci pourra solliciter les clients et prospects pour fournir des informations à jour et complètes. A défaut, les clients et prospects ne peuvent engagés la responsabilité de l’entreprise en cas de données inexactes ou incomplètes.

En cas de modification des informations des clients et prospects par l’entreprise, ces derniers en seront spontanément informés.

Les clients et prospects sont informés que l’entreprise ne procèdera à aucune modification dite de « confort », seules des modifications substantielles sur l’état civil, l’identité et les coordonnées de la personne concernée seront réalisées.

 

12.     Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale, telle que l’obligation de conservation des données de connexion.

En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • lorsque le salarié retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement fondé par l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’entreprise et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier l’identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles concernant à une autre personne que la personne concernée.

 

13.     Droit à la limitation

Les clients et prospects sont informés qu’ils ne disposent pas du droit à la limitation du traitement de leurs données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’entreprise est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

 

14.     Droit à la portabilité

Lors de la rupture des relations commerciales avec l’entreprise, les clients et prospects pourront, sur demande, exercer leur droit à la portabilité sur les seules données qu’ils ont eux-mêmes communiqué à l’entreprise. Ces données leur seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Il s’agit essentiellement des données fournies par l’intermédiaire des sites web de l’entreprise. Le client/prospect est informé qu’il ne peut pas, en revanche, récupérer les données enrichies par l’entreprise.

 

15.     Décision individuelle automatisée

L’entreprise peut être amenée à mettre en œuvre des systèmes de profilage des données des clients/prospects.

Le client/prospect peut s’opposer au profilage dès lors qu’il n’est pas fondé sur son consentement explicite ou qu’il n’est pas nécessaire à la conclusion ou à l’exécution des services réalisés par l’entreprise.

Le client/prospect est notamment informé que les propositions de formations et d’évènements doivent faire l’objet d’un profilage pour être adapté à ses besoins. A défaut, les propositions réalisées par l’entreprise seront générales et peu précises.

 

16.     Droit post mortem

Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [dpo@idealconnaissances.com] ou par courrier postal à l’adresse suivante IDEAL Connaissances, 93, avenue de Fontainebleau - 94270 LE KREMLIN-BICETRE, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

 

17.     Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’entreprise explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

L’entreprise ne collectant que le stricte minimum de données, conformément au principe de « minimisation des données », à défaut de fournir l’ensemble des données demandées, les clients et prospects ne peuvent pas utiliser le ou les services proposés par l’entreprise.

18.     Droit d'usage

L’entreprise se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’entreprise, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de l’entreprise (analyse d’usage, statistiques, etc.).

 

 

19.     Sous-traitance

L’entreprise informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, l’entreprise s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’entreprise s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’entreprise se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

 

20.     Sécurité

Il appartient à l’entreprise de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • la protection des serveurs hébergés par l’entreprise notamment par l’intermédiaire de vidéo-surveillance, de badges et d’une politique d’habilitation ;
  • la gestion des habilitations pour l’accès aux données en interne et en externe ;
  • la mise en œuvre d’un mot de passe et d’un identifiant individuel pour les employés de l’entreprise ;
  • l’utilisation d’un protocole de cryptage SSL pour la transmission des données bancaires ;
  • l’utilisation d’un protocole de cryptage SSL pour la transmission des données entre les utilisateurs et les sites web édités par IDEAL Connaissances

Pour ce faire, l’entreprise peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaire, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

Sauf cas d’urgence ou risque imminent, les salariés seront informés préalablement à la réalisation de ces audits et seront tenus de prendre les mesures de protection adaptées qui leur seront notifiées au préalable.

En tout état de cause, l’entreprise s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’entreprise s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

 

21.Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, l’entreprise s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, l’entreprise :

  • en avisera les clients et prospects concernés ;
  • communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.

 

22.     Délégué.e à la protection des données

L’entreprise a désigné une déléguée à la protection des données.

Les coordonnées de la déléguée à la protection des données sont les suivantes :

  • Nom : Mathilde MÉRAT-BALAÏAN
  • Adresse e-mail : dpo@idealconnaissances.com
  • Tél : 0145150733

En cas de nouveau de traitement de données à caractère personnel, l’entreprise saisira préalablement la déléguée à la protection des données.

Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible saisir la déléguée à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront saisir la déléguée à la protection des données désignée.

 

23.     Registre des traitements

L’entreprise, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’entreprise, en tant que responsable du traitement.

L’entreprise s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

 

24.     Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

 

25.     Evolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des salariés par tout moyen défini par l’entreprise, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

 

26.     Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, il est possible de contacter les services suivants : dpo@idealconnaissances.com.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, il est possible de consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.
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